Computer Class 11 GSEB Solutions Chapter 12 ફૉર્મ અને અહેવાલ

Students frequently turn to Computer Class 11 GSEB Solutions and GSEB Computer Textbook Solutions Class 11 Chapter 12 ફૉર્મ અને અહેવાલ for practice and self-assessment.

GSEB Computer Textbook Solutions Class 11 Chapter 12 ફૉર્મ અને અહેવાલ

પ્રશ્ન 1.
ફૉર્મ એટલે શું? ફૉર્મ શા માટે બનાવવાં પડે?
ઉત્તર:
પરિચય (Introduction)
ડેટાબેઝના ટેબલમાં વિસ્તારપત્રકની ઢબે ડેટા એન્ટર કરવામાં ઉપયોગકર્તાને નીચે મુજબની મુશ્કેલી પડી શકે છે :

1. ‘બ્લૅક ઍન્ડ વ્હાઇટ’ સ્વરૂપે ડેટા દાખલ કરવાની અને નિહાળવાની પદ્ધતિ ક્યારેક અણગમો પેદા કરનારી કે કંટાળાજનક બને છે.
2. ફિલ્ડનાં ટૂંકાં નામ સ્વયં સ્પષ્ટ બનતાં નથી. ઉપરની સમસ્યાના ઉકેલ માટે ફૉર્મની રચના કરવામાં આવે છે. ઉપરાંત, Report સવલતનો ઉપયોગ કરીને ડેટાને નિર્ધારિત સ્વરૂપે દર્શાવી શકાય છે.

ફૉર્મ (Forms)

• Base વિગતો નિહાળવા અને ટેબલના ડેટા સાથે વિવિધ કામ કરવા જે વ્યવસ્થા પૂરી પાડે છે, તેને ફૉર્મ (Form) તરીકે ઓળખવામાં આવે છે.
• ડેટાબેઝની પરિભાષામાં ફૉર્મ એટલે ડેટા દાખલ (ડેટા એન્ટ્રી) ક૨વા અને ડેટામાં સુધારા-વધારા કરવા માટેનું ફ્રન્ટ-એન્ડ (Front end).
• વિવિધ ઢબ, રંગો સહિત નામ અને લોગોનો ઉપયોગ કરીને ફૉર્મ બનાવી શકાય છે.
• ફૉર્મ તૈયાર કરવા માટેના બે રસ્તા છે :
  1. વિઝાર્ડનો ઉપયોગ કરીને
  2. DesignView નો ઉપયોગ કરીને

પ્રશ્ન 2.
ફૉર્મ પરના નૅવિગેશન બટન શેના માટે ઉપયોગમાં લેવાય છે?
ઉત્તરઃ
ફૉર્મમાં એક સમયે માત્ર એક જ રેકૉર્ડ જોવા મળે છે. ફૉર્મમાં એક પછી એક હાલના રેકૉર્ડ પછીના અથવા પહેલાના રેકૉર્ડ જોવા માટે નીચેના ભાગમાં આવેલ નૅવિગેશન બટનનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે. નૅવિગેશન બાર પર કુલ પાંચ પ્રકારનાં નૅવિગેશન બટન હોય છે, જે નીચે મુજબ છે :

ઉપરાંત વિગેશન બાર હાલ ખુલ્લા ટેબલમાં કુલ કેટલા રેકૉર્ડ છે? તથા હાલ રેકૉર્ડ પૉઇન્ટર કયા રેકૉર્ડ ઉપર છે? તે પણ દર્શાવે છે અને ટેબલમાંથી કોઈ ખાસ રેકૉર્ડ શોધવા માટે Find Record બટન પણ ધરાવે છે.

પ્રશ્ન 3.
ફૉર્મ બનાવતી વખતે Base દ્વારા આપવામાં આવતી સામાન્ય (Default) રચના (લે-આઉટ) અને ઢબ(સ્ટાઇલ)ની યાદી આપો.
ઉત્તરઃ
ફૉર્મ બનાવતી વખતે Base દ્વારા આપવામાં આવતી સામાન્ય રચના (લે-આઉટ) અને ઢબ (સ્ટાઇલ) નીચે મુજબ છેઃ

1. સામાન્ય રચના (Layout) : Columnar Labels Left, Columnar Labels on Top, As Data Sheet In Blocks – Labels Above.
2. સામાન્ય ઢબ (Style) : Beige, Bright Blue, Light Grey, Dark, Orange, Ice Blue, Grey, Water, Red Violet.
   લખો.

પ્રશ્ન 4.
અહેવાલ એટલે શું? અહેવાલની ઉપયોગિતા
ઉત્તરઃ

અહેવાલ (Reports)

• અહેવાલ (Report) ટેબલમાંથી મેળવાયેલ વિગતને આકર્ષક, સુઘડ અને નિર્ણાયક સ્વરૂપે રજૂ કરવાનો વિકલ્પ આપે છે.
• અહેવાલ તૈયાર કરવાનો એક ઉદ્દેશ પરિણામની છાપેલી નકલ (હાર્ડ કૉપી) મેળવવાનો છે.
• બેઝમાં કોઈ ટેબલ, ક્વેરી કે બંનેનો ઉપયોગ કરીને અહેવાલ (Report) તૈયા૨ કરી શકાય છે.
  નોંધ : જો એક કરતાં વધુ ટેબલના ફિલ્ડનો ઉપયોગ કરીને અહેવાલ બનાવવો હોય, તો જુદાં જુદાં ટેબલોનાં ફિલ્ડનો સમાવેશ કરી ક્યૂરી તૈયાર કરવી જોઈએ. ત્યારબાદ આ ક્વેરીનો ઉપયોગ કરીને અહેવાલ બનાવવો જોઈએ.
• અગાઉનાં પ્રકરણોમાં આપણે Customer List નામની ક્વેરી બનાવી હતી, જે ચાર ટેબલ(Customer, City, State અને Country) ને સાંકળતી હતી. તે ક્વેરી ઉપર અહેવાલ બનાવવા નીચે દર્શાવેલાં પગલાં અનુસરો :
• જે ટેબલ કે ક્વેરી માટે અહેવાલ તૈયાર કરવો હોય તેના પર માઉસનું જમણું બટન દબાવી ખૂલતા પોપ-અપ મેનૂમાંથી Report Wizard વિકલ્પ પસંદ કરો, જેથી આકૃતિ માં દર્શાવ્યા મુજબ Report Wizard ડાયલૉગ બૉક્સ ખૂલશે. અહીં આપણે નીચે દર્શાવેલ કુલ છ પગલાં અનુસરવા પડે :

પગલું 1 : સૌપ્રથમ Report Wizard ડાયલૉગ બૉક્સમાં Table or Queries નામના ડ્રૉપડાઉન લિસ્ટમાંથી Customer List નામની ક્વેરી પસંદ કરો. ત્યારબાદ Available Fields તરીકે દર્શાવાતા બધા ફિલ્ડને Fields in Report ખાનામાં લાવવા બટન પર ક્લિક કરો. પછી Next બટન પર ક્લિક કરો.

પગલું 2 : આકૃતિ માં દર્શાવ્યા મુજબ બીજું પગલું ખૂલશે. અહીં તમારી જરૂરિયાત મુજબ દરેક ફિલ્ડને યોગ્ય નામ (લેબલ) આપો. પછી Next બટન પર ક્લિક કરો.

પગલું 3 : ત્રીજા પગલામાં જુદા જુદા ફિલ્ડનું જૂથ (Group) બનાવી શકાય પરંતુ આપણે કોઈ જૂથ બનાવવું નથી. માટે Next બટન પર ક્લિક કરો, જેથી આકૃતિ માં દર્શાવ્યા મુજબ ચોથું પગલું ખૂલશે.

પગલું 4 : ચોથા પગલામાં આપણે માહિતીને ગોઠવી શકીએ (Sort કરી શકીએ). આકૃતિ માં દર્શાવ્યા મુજબ માહિતીને Ccode ફિલ્ડના ચડતા ક્રમમાં ગોઠવો. પછી Next બટન દબાવો, જેથી આકૃતિ પ્રમાણે પાંચમું પગલું ખૂલે.

પગલું 5 : આકૃતિ માં દર્શાવ્યા મુજબ પાંચમું પગલું આપણે વિવિધ રચનાઓમાંથી ઇચ્છિત રચનાની પસંદગી કરવાનાં વિકલ્પ આપે છે.
રચના(Layout)માં રંગ સંયોજન ઉપરાંત ફિલ્મનાં સ્થાનની ગોઠવણી, લખાણની ગોઠવણી વગેરેનો સમાવેશ થાય છે.
આપણે અહીં Default Layout રાખી Next બટન પર ક્લિક કરશું.

પગલું 6 : છઠ્ઠા પગલામાં શીર્ષક આપવાનું કહેવામાં આવે છે. આકૃતિ માં દર્શાવ્યા મુજબ Title of report ની નીચેના ટેક્સ્ટ બૉક્સમાં Customer List ટાઇપ કરો.

• આ છઠ્ઠા પગલામાં What kind of report do you want to create?ની નીચે બે વિકલ્પ આપવામાં આવ્યા છે.
• અહીં જો આપણે Static report વિકલ્પ પસંદ કરીશું, તો દર વખતે જ્યારે આપણે અહેવાલ ખોલીશું ત્યારે અહેવાલના પરિણામમાં ડેટા એનો એ જ રહેશે.
• જો આપણે Dynamic report વિકલ્પ પસંદ કરીશું, તો દર વખતે જ્યારે જ્યારે આપણે અહેવાલ ખોલીશું ત્યારે ટેબલમાં કરેલ કોઈ પણ ફેરફારની અસર જોવા મળશે.

• અહીં જરૂરિયાત મુજબ Static અથવા Dynamic વિકલ્પ પસંદ કરી Finish બટન પર ક્લિક કરો, જેથી આકૃતિ મુજબ તૈયાર થયેલ અહેવાલ જોવા મળશે.

• હવે, આપણે બે તારીખોની વચ્ચે દરેક ગ્રાહક દ્વારા મૂકવામાં આવેલ ખરીદ ઑર્ડરની વિગત દર્શાવતો અહેવાલ તૈયાર કરીએ.
• બે તારીખની કિંમત કોઈ પણ આપી શકાય તેમ રાખવા પ્રથમ આપણે પેરામીટર ક્વેરી બનાવવી પડે. ત્યારબાદ આ પેરામીટર

ક્વેરી ઉપર આપણે અહેવાલ બનાવવો પડે. તે માટે નીચે મુજબ પગલાં અનુસરો :

(1) Design View માં નવી વૅરી ખોલો. તેમાં Customer, Order અને Order Detail ટેબલ ઉમેરો.

(2) સંબંધિત ટેબલમાંથી Ccode, CustomerFname, CustomerLname, Order ID અને Order Date ફિલ્ડ પર ડબલ-ક્લિક કરો.

(3) Order Date ફિલ્ડના Criterian ખાનામાં આકૃતિ માં દર્શાવ્યા પ્રમાણે
BETWEEN :date1 AND :date2 ટાઇપ કરો.

(4) હવે વૅરીને Orders Placed નામ આપી સાચવી લો.

(5) આકૃતિ માં દર્શાવ્યા પ્રમાણે ક્વેરીને રન કરી, ચકાસી લો. (બે અલગ અલગ તારીખ આપીને) પછી ક્વેરી બંધ કરો.

(6) હવે ક્વેરી પર માઉસનું જમણું બટન દબાવી ખૂલતા પોપ-અપ મેનૂમાંથી Report Wizard વિકલ્પ પસંદ કરો.

(7) Available Fields તરીકે દર્શાવાતા બંને ફિલ્ડને Fields in report ખાનામાં લાવવા બટન પર ક્લિક કરો. ત્યારબાદ Next બટન પર ક્લિક કરો.

(8) ફિલ્ડના નામને યોગ્ય લેબલ (Aliases) આપી Next બટન પર ક્લિક કરો.

(9) Report Wizardના Grouping ના પગલામાં Ccode ફિલ્ડ પસંદ કરો. ત્યારબાદ બટન પર ક્લિક કરી, Grouping list માં સામેલ કરો. Next બટન પર ક્લિક કરો.

(10) અહીં જોઈ શકાશે કે Ccode, CustomerF- name અને CustomerLname ફિલ્ડને આધારે રેકૉર્ડ આપમેળે ગોઠવાઈ જશે. હવે Next બટન પર ક્લિક કરો.

(11) યોગ્ય Layout પસંદ કરી Next બટન પર ક્લિક કરો.

(12) અહેવાલની ફાઈલનું નામ આપો અને Dynamic report વિકલ્પ પસંદ કરો.

(13) Finish બટન પર ક્લિક કરો અને રિપૉર્ટ પર ડબલ-ક્લિક કરો. તમે જોશો કે Input Parameter ડાયલૉગ બૉક્સ ખૂલશે.

(14) અહીં, date 1 અને date 2 માટે બે કિંમત આપો, જેથી આકૃતિ માં દર્શાવ્યા મુજબ આપેલી બે તારીખ વચ્ચે મૂકવામાં આવેલ ઑર્ડરનો અહેવાલ દેખાશે.

એક વાર તૈયાર થઈ ગયેલ અહેવાલની પ્રિન્ટ કાઢવા (હાર્ડ કૉપી કાઢવા) ટૂલબાર પર આવેલ print બટન પર ક્લિક કરો. અને સૉફ્ટ કૉપી બનાવવા ટૂલબાર પરથી PDF બટન પર ક્લિક કરો, જેથી અહેવાલ PDF સ્વરૂપે સચવાશે.

પ્રશ્ન 5.
ફૉર્મ અને અહેવાલ વચ્ચેનો તફાવત શું છે?
ઉત્તર:

ફૉર્મ (Form)	અહેવાલ (Report)
1. તેનો ઉપયોગ ડેટા દાખલ કરવા અને ડેટામાં સુધારા-વધારા કરવા થાય છે.	1. તેનો ઉપયોગ ડેટાને આકર્ષક, સુઘડ અને નિર્ણાયક સ્વરૂપે રજૂ કરવા થાય છે.
2. તે વિગતો નિહાળવા અને ડેટા સાથે વિવિધ કામ ક૨વાની સુવિધા પૂરી પાડે છે.	2. તે વિગતોને નિર્ણયાત્મક રીતે રજૂ કરવાની સુવિધા પૂરી પાડે છે.
3. તેનો ઉપયોગ ફક્ત ડેટા દાખલ કરવા પૂરતો જ છે.	3. તેનો ઉપયોગ ડેટાની હાર્ડ કૉપી (પ્રિન્ટ) તથા સૉફ્ટકૉપી મેળવવાનો છે.

પ્રશ્ન 6.
અહેવાલ તૈયાર કરતી વખતે Base દ્વારા પૂરી પાડવામાં આવતી ડિફૉલ્ટ રચનાઓ (લે-આઉટ) અને ઢબ(સ્ટાઇલ)ની યાદી આપો.
ઉત્તર:
અહેવાલ તૈયાર કરતી વખતે Base દ્વારા આપવામાં આવતી સામાન્ય રચના (લે-આઉટ) અને ઢબ (સ્ટાઇલ) નીચે મુજબ છે.

1. સામાન્ય રચના (Layout) : Align Left- Border, Compact, Elegant, Highlighted, Modern, Red & Blue, Default, Outline- Border, Compact, Elegant, Highlighted, Modern.
2. સામાન્ય ઢબ (Style) : Bubbles, Cinema, Controlling, Default, Drafting, Finances, Flip- chart, Format with Company Logo, Generic અને Worldmap.

Computer Class 11 GSEB Notes Chapter 12 ફૉર્મ અને અહેવાલ

ફૉર્મ (Forms)
વિઝાર્ડનો ઉપયોગ કરીને ફૉર્મ બનાવવું (Creating form using Wizard)
ફૉર્મ વિઝાર્ડ શરૂ કરવાના બે રસ્તા છે :
(1) જે ટેબલ માટે ફૉર્મ બનાવવું હોય તે ટેબલ પર માઉસ લઈ જઈને જમણું બટન દબાવવું.

(2) ડાબી બાજુ Forms આઇકોન પર ક્લિક કરી Tasks Hial Use Wizard to Create form વિકલ્પ પસંદ કરવું.
આકૃતિ માં પ્રથમ વિકલ્પથી ફૉર્મ બનાવવાની રીત દર્શાવેલ છે.

આ રીતથી ફૉર્મ બનાવવા નીચે મુજબ કાર્ય કરો :
Employee નામના ટેબલ પર માઉસ મૂકી જમણું બટન દબાવો. જે પોપ-અપ મેનૂ ખૂલે, તેમાંથી Form Wizard વિકલ્પ પસંદ કરો. હવે ફૉર્મ બનાવવા આઠ પગલાં અનુસરવા પડે.

પગલું 1 : આકૃતિ માં દર્શાવ્યા મુજબ Form Wizard ડાયલૉગ બૉક્સના Available fields લિસ્ટ બૉક્સમાં Employee ટેબલના બધા ફિલ્ડની યાદી દર્શાવાય છે.
Fields in the form ખાનામાં આ બધા ફિલ્ડ મોકલવા જમણી બાજુના બે તીર(>)ની નિશાની પર ક્લિક કરો. પછી Next બટન પર ક્લિક કરો.

પગલું 2 : આ પગલામાં સબ-ફૉર્મની ગોઠવણી કરવાનો વિકલ્પ આપવામાં આવે છે. હાલ આપણે એક સાદું ફૉર્મ બનાવવું છે, માટે Next બટન પર ક્લિક કરો.
અહીં આપણે સબ-ફૉર્મ બનાવતા નથી. આથી સીધું પગલું 5 ખૂલશે. (જુઓ આકૃતિ)

પગલું 5 : આ પગલું ફૉર્મ પર દેખાતા વિવિધ નિયંત્રકોને ગોઠવવાના વિકલ્પ આપે છે. નિયંત્રકમાં Label અને Field એમ બે ભાગોનો સમાવેશ થાય છે.
આ પગલું જ્યારે અમલમાં મૂકવામાં આવશે, ત્યારે તે નક્કી કરે છે કે, સ્ક્રીન ૫૨ Label અને Fields કેવી રીતે દેખાશે.
લેબલને આનુષંગિક ફિલ્ડ ચાર રીતે ગોઠવી શકાય :
(1) Columnar – Labels Left
(2) Columnar – Label on Top
(3) As Data Sheet
(4) InBlocks – Labels Above
અહીં, Arrangement of the main form શીર્ષક હેઠળ Columnar – Labels Left આઇકોન પર ક્લિક કરો. Next બટન પર ક્લિક કરવાથી આકૃતિ માં દર્શાવ્યા મુજબ Form Wizardનું છઠ્ઠું પગલું દર્શાવાશે.

પગલું 6 : જો આમાંની કોઈ પણ સવલતનો ઉપયોગ ન કરવો હોય, તો કોઈ સુધારા કર્યા વિના Next બટન પર ક્લિક કરો. જેથી આકૃતિ માં દર્શાવ્યા મુજબ સાતમું પગલું દર્શાવાશે.

પગલું 7 : અહીં, Apply styles યાદીમાંથી જે રંગ પસંદ કરવો હોય તે પસંદ કરી શકાય. આકૃતિમાં Beige રંગ પસંદ કરેલ છે અને field borderનાં ત્રણ વિકલ્પમાંથી 3D look પસંદ કરેલ છે. હવે, Next બટન પર ક્લિક કરતાં આકૃતિ માં દર્શાવ્યા મુજબ આઠમું પગલું ખૂલશે.

પગલું 8 : અહીં, ફૉર્મનું નામ પૂછવામાં આવે છે. આપણાં કિસ્સામાં આપણે નામ Employee આપેલ છે. ત્યાર- બાદ Modify the form રેડિયો બટન પર ક્લિક કરો. તે પછી Finish બટન પર ક્લિક કરો, જેથી આકૃતિ માં દર્શાવ્યા મુજબ એડિટ મોડમાં ફૉર્મ ખુલશે.

ફૉર્મમાં સુધારા-વધારા કરવા (Modifying Form)

• એક વાર ફૉર્મ તૈયાર કર્યા પછી આપણી ઇચ્છા અનુસાર ફૉર્મ પરના નિયંત્રકો(Controls)ને ખસેડીને સ૨ળતાથી ફેરફાર કરી શકાય છે.
• ફૉર્મના નિયંત્રકોને ખસેડી શકાય અથવા પાછળ દેખાતું દૃશ્ય પણ બદલી શકાય. તથા કોઈ પણ ફિલ્ડના લેબલને બદલી શકીએ અથવા ટેક્સ્ટ બૉક્સને બદલીને લિસ્ટ બૉક્સ પણ બનાવી શકીએ છીએ. હવે આપણે આગળ બનાવેલ ફૉર્મમાં સુધારા કરીએ.

લેબલ ટેક્સ્ટ બદલવી (Changing Label Text) :
આગળ બનાવેલ ફૉર્મમાં ECode નામના લેબલને બદલીને Employee Code કરવા નીચે મુજબ પગલાં અનુસરો :
(1) Ecode ધરાવતા લેબલને પસંદ કરવા CTRL + Click કરો.

(2) હવે લેબલ ઉપર માઉસ મૂકી માઉસનું જમણું બટન દબાવો, જેથી પોપ-અપ મેનૂ ખૂલશે. તેમાંથી Control વિકલ્પ પસંદ કરો, જેથી આકૃતિ માં દર્શાવ્યા મુજબ Properties : Label Field નામનું ડાયલૉગ બૉક્સ ખૂલશે.

અહીં, Labelના ખાનામાં Employee Code ટાઇપ કરો. પછી આ બૉક્સ બંધ કરો, જેથી ફૉર્મ ડિઝાઇનમાં Ecodeનું નામ બદલાઈને Employee Code થઈ જશે.

નિયંત્રકોને ખસેડવા (Moving Control) :

• ફૉર્મમાં મુખ્ય નિયંત્રક લેબલ અને ટેક્સ્ટ ફિલ્ડ હોય છે. આ લેબલ કે ટેક્સ્ટ ફિલ્ડમાંથી કોઈ પણ એક પર ક્લિક કરવાથી બંને એકસાથે પસંદ થાય છે.

• આકૃતિ માં દર્શાવ્યા મુજબ પસંદ કરેલ નિયંત્રકની આજુબાજુ આઠ ટપકાં હોય છે, જેને હૅન્ડલ કહે છે. આ હૅન્ડલની મદદથી નિયંત્રકને ફૉર્મમાં ખસેડી શકાય છે.
• ઘણી વાર એમ જરૂર પડે કે જેમાં નિયંત્રકમાંથી ફક્ત લેબલનેં જ બદલવું હોય, તો તેના માટે અહીં માત્ર એક જ ભાગ પસંદ કરવો પડે.
• માત્ર લેબલ કે ટેક્સ્ટ ફિલ્ડ બેમાંથી કોઈ એકને જ પસંદ કરવા CTRL કી દબાવી રાખી લેબલ અથવા ટેક્સ્ટ ફિલ્ડ પર ક્લિક કરતાં આકૃતિ માં દર્શાવ્યા મુજબ માત્ર એક જ ફિલ્ડ સિલેક્ટ થશે.

નિયંત્રકના કદમાં ફેરફાર કરવો (Changing Control Size) :
હવે, Employee Codeના ટેક્સ્ટ ફિલ્ડની પહોળાઈ વધારવા નીચે મુજબ પગલાં અનુસરો :
(1) Employee Code ટેક્સ્ટ ફિલ્ડ પસંદ કરવા CTRL કી દબાવી રાખી, તે ટેક્સ્ટ બૉક્સ પર ક્લિક કરો.

(2) ફિલ્ડ ટેક્સ્ટ બૉક્સની જમણી બાજુના ચોરસ હૅન્ડલમાંથી વચ્ચેનું ચોરસ હૅન્ડલ (જેનો રંગ લીલો હોય છે.) ઉપર કર્સર લઈ જવાથી કર્સર બે બાજુ તીરના ‘↔’ નિશાનવાળું બની જશે.

(3) હવે તમારી ઇચ્છા મુજબ કદ વધારવા માઉસ ડ્રેગ કરો (માઉસનું ડાબી બાજુનું બટન દબાવી રાખી ખસેડો.), જે આકૃતિ મુજબ ટેક્સ્ટ ફિલ્ડ બૉક્સનું કદ વધી જશે.

આકૃતિ માં દર્શાવ્યા મુજબ Position અને Size નામનું ડાયલૉગ બૉક્સ ખોલવા નીચે જમણી બાજુ Position
અને Size વિસ્તાર પર ડબલ-ક્લિક કરો. અહીંથી પદ નિયંત્રકનું કદ બદલી શકાય છે.

સહાયરૂપ શબ્દો બનાવવા (Creating Help Text) :

• જ્યારે માઉસ પૉઇન્ટરને ટૂલબારના કોઈ ટૂલ પર થોડીક વાર મૂકવામાં આવે ત્યારે ટૂલની નીચે એક લંબચોરસ ખાનામાં આ ટૂલના ઉદ્દેશ્ય અંગે એક-બે શબ્દ દર્શાવાશે. આ લંબચોરસ ખાનામાં દર્શાવાતા શબ્દને ‘ફૂલટિપ’ (ToolTip) તરીકે
  ઓળખવામાં આવે છે.
• આ જ રીતે આકૃતિ માં દર્શાવ્યા પ્રમાણે Baseમાં ફૉર્મની અંદર ડેટા એન્ટ્રી માટે મૂકેલ નિયંત્રકોની સાથે ટૂલટિપ જોડી શકાય છે.

Employee Code લેબલ સાથે સંકળાયેલા ટેક્સ્ટ ફિલ્ડ પર ટૂલિટપ ઉમેરવા નીચે મુજબનાં પગલાં અનુસરો :
(1) સૌપ્રથમ Employee Code સાથેના ટેક્સ્ટ બૉક્સ પર માઉસ મૂકી CTRL કી દબાવી રાખી માઉસનું ડાબું બટન દબાવો. તેથી ટેક્સ્ટ બૉક્સ સિલેક્ટ થશે

(2) હવે, નિયંત્રક પર માઉસનું જમણું બટન ક્લિક કરી જે પોપ-અપ મેનૂ ખૂલે તેમાંથી Control વિકલ્પ પસંદ કરો, જેથી આકૃતિ માં દર્શાવ્યા મુજબ Properties : Formatted Field દર્શાવાશે.

(3) હવે, Help text … નામનું લેબલ ન દેખાય ત્યાં સુધી સ્ક્રોલ ડાઉન કરો. હવે, Help text ખાનામાં “Enter Employee Code” ટાઇપ કરો.

(4) Proparties વિન્ડો બંધ કરી ફૉર્મ રન કરતા Employee Codeના ટેક્સ્ટ બૉક્સમાં માઉસ મૂકતાં ટૂલટપ દેખાશે.

Date Field 4 (Changing the Date Field) :

• બેઝ ફૉર્મમાં કોઈ પણ ડેટ ફિલ્ડને બદલીને કૅલેન્ડર દ્વારા નિયંત્રણ માટેનું ફિલ્ડ બનાવી શકાય છે.
• આકૃતિ માં દર્શાવ્યા મુજબ Date ફિલ્ડને બદલીને કૅલેન્ડર દ્વારા નિયંત્રણનું ફિલ્ડ બનાવવા નીચે પ્રમાણે પગલાં અનુસરો :

પગલાં :
(1) CTRL કી દબાવી રાખીને Birth Date ફિલ્ડના ટેક્સ્ટ બૉક્સ પર ક્લિક કરી, તે ફિલ્ડને પસંદ કરો.

(2) ટેક્સ્ટ બૉક્સના ચોરસ હૅન્ડલને માઉસથી ડ્રેગ કરી, ટેક્સ્ટ બૉક્સની લંબાઈ જરૂરિયાત મુજબ વધારો.

(3) ટેક્સ્ટ બૉક્સ પર માઉસનું જમણું બટન દબાવી ખૂલતા પોપ-અપ મેનૂમાંથી Control વિકલ્પ પસંદ કરો. અથવા આકૃતિ માં દર્શાવ્યા મુજબ Form Controls ટૂલબાર પર Control આઇકોન પર ક્લિક કરી શકાય, જેથી Properties ડાયલૉગ બૉક્સ ખૂલશે.

(4) અહીં નીચે તરફ સ્ક્રોલ કરી, Date Format લાક્ષણિકતા પર જાઓ. આ ડ્રૉપડાઉન લિસ્ટ બૉક્સમાં સામાન્ય રીતે Standard (Short) ગોઠવણી હોય છે. તેના પર ક્લિક કરતા જે યાદી ખૂલે તેમાંથી Standard (Long) વિકલ્પ પસંદ કરો.

(5) હવે, નીચે તરફ સ્ક્રોલ કરી Dropdown લાક્ષણિકતા પર કર્સર લઈ જાઓ. સામાન્ય રીતે તેની ગોઠવણ No હોય છે, તેને બદલીને Yes કરી દો.

(6) ડાયલૉગ બૉક્સ બંધ કરી દો. આમ આકૃતિ માં દર્શાવ્યા મુજબ BirthDate લેબલની સામે ટેક્સ્ટ બૉક્સ કૅલેન્ડર ડ્રૉપડાઉનમાં બદલાઈ જશે.

બૅકગ્રાઉન્ડ બદલવું (Changing Background) :
ફૉર્મના બૅકગ્રાઉન્ડને બદલવા માટે નીચે દર્શાવેલ પગલાં અનુસરો :
પગલાં :
(1) ફૉર્મના કોઈ ખાલી ભાગ પર માઉસનું જમણું બટન દબાવો, જેથી આકૃતિ માં દર્શાવ્યા મુજબનું એક મેનૂ ખૂલશે.

(2) અહીં Page વિકલ્પ પસંદ કરો, જેથી આકૃતિ માં દર્શાવ્યા મુજબ Page Style : Default નામનું ડાયલૉગ બૉક્સ ખૂલશે.

(3) આ ડાયલૉગ બૉક્સમાંથી પસંદગી મુજબનો રંગ પસંદ કરવા Background ટૅબ પસંદ કરો અને તેમાં દર્શાવેલ રંગમાંથી પસંદગીનો રંગ સિલેક્ટ કરો, જેથી ફૉર્મના બૅકગ્રાઉન્ડનો રંગ પસંદગી મુજબનો થઈ જશે.

ફૉર્મના ઉપયોગ વડે રેકૉર્ડ શોધવા (Searching Records Using Form)

• ફૉર્મ ટૅબ હેઠળ દર્શાવાતા Employee આઇકોન પર ડબલ-ક્લિક કરીને તૈયાર કરેલું Employee ફૉર્મ ખોલો. આમ કરવાથી આકૃતિ માં દર્શાવ્યા મુજબનો સ્ક્રીન દેખાશે.
• જ્યારે ફૉર્મ ખૂલે છે, ત્યારે સ્ક્રીન પર આપમેળે પ્રથમ રેકૉર્ડ દર્શાવાય છે.
  નોંધ : ફૉર્મ દૃશ્યમાં એક સમયે માત્ર એક જ રેકૉર્ડ જોવા મળે છે..
• એક પછી એક બાકીના રેકૉર્ડ જોવા માટે ફૉર્મના નીચેના ભાગે આવેલા નૅવિગેશન બટનનો ઉપયોગ કરો.

• ‘ફૉર્મ નૅવિગેશન બાર’ પર આવેલા Find Record વિકલ્પ પસંદ કરવાથી આકૃતિ માં દર્શાવ્યા પ્રમાણે Record Search ડાયલૉગ બૉક્સ ખૂલશે.

હવે, First Name નામના ફિલ્ડમાં Robina ટેક્સ્ટના રેકૉર્ડ શોધવા નીચે મુજબનાં પગલાં અનુસરો :

1. 1. Where to search શીર્ષક હેઠળ field વિકલ્પ પસંદ કર્યો.
   2. Single field વિકલ્પની સામેના ડ્રૉપડાઉન બૉક્સમાંથી First Name નામનું ફિલ્ડ પસંદ કરો. (જુઓ આકૃતિ)
   3. હવે, Text વિકલ્પની સામેના ડ્રૉપડાઉન બૉક્સમાંથી Robina પસંદ કરો.
   4. હવે, Search બટન ૫૨ ક્લિક કરો અને Close બટન પર ક્લિક કરો. હવે ફૉર્મની તમામ જુદી જુદી વિગત Robina ના રેકૉર્ડમાં પડેલી વિગતો દ્વારા ભરાઈ જશે.

ફૉર્મ દૃશ્યના ઉપયોગ દ્વારા રેકૉર્ડને ઉમેરવા કે કાઢવા (Inserting or Deleting Records using Form View)
ફૉર્મ દશ્યના ઉપયોગ વડે ટેબલમાં નવો રેકૉર્ડ ઉમેરવા નીચે મુજબનાં પગલાં અનુસરો :
(1) ફૉર્મ દશ્ય મારફત જે ટેબલમાં નવા રેકૉર્ડ ઉમેરવા હોય તે ટેબલને સંબંધિત ફૉર્મ ખોલો.
(2) નૅવિગેશન બાર પર New Record Button પર ક્લિક કરો.
(3) હવે પછી ફૉર્મમાં દેખાતા ખાલી ખાનાઓમાં સંબંધિત વિગતો ટાઇપ કરો અને ફૉર્મ બંધ કરો.
(4) ત્યારબાદ ડેટાબેઝ વિન્ડોમાં Tables આઇકોન પર ક્લિક કરો. ટેબલ ખોલીને જોઈ શકાશે કે નવો રેકૉર્ડ ઉમેરાઈ ગયો હશે.
(5) આ જ પ્રમાણે ‘ફૉર્મ વ્યૂ’ ટૂલબાર પર ઉપલબ્ધ Delete Record નામના બટનનો ઉપયોગ કરીને રેકૉર્ડ ભૂંસી શકાય છે.